Para muitas pessoas, o e-mail deixou de ser uma ferramenta de comunicação do dia a dia e é mais comum que seja usado apenas para cadastros em outros sites, especialmente em redes sociais. Porém, isso não significa que ele perdeu sua importância. O atendimento por e-mail, por exemplo, ainda é imperativo em qualquer negócio.
Independentemente do porte da sua empresa, você terá clientes que darão preferência à comunicação por e-mail. Além de ser um método prático, ele também serve como um registro da comunicação entre negócio e público, valendo como documento em alguns casos. A questão aqui é saber como usá-lo da maneira adequada.
Se você tem dúvidas sobre como melhorar seu atendimento por e-mail, veja aqui alguns pontos nos quais você deve sempre focar!
Nunca envie SPAM
É muito tentador, especialmente para empreendimentos menores, disparar e-mails frequentemente para sua base cadastrada. Porém, isso caracteriza a prática de SPAM, que é o envio de mensagens não solicitadas.
As consequências aqui vão desde a perda do cliente até o bloqueio da sua conta de e-mail. Então, sempre que for enviar algo, tenha certeza de que foi solicitado.
Personalize as mensagens
Outro erro comum é sempre copiar a mesma mensagem, sem nenhum tipo de alteração, e enviá-la para todos os clientes. Padronizar é necessário em vários momentos, mas manter seus e-mails humanizados é muito importante para a qualidade do atendimento.
Mesmo que você utilize fórmulas para inserir nomes ou alterar partes do conteúdo de acordo com dados cadastrais, o efeito ainda será melhor.
Tenha cuidado com a escrita
Em muitos casos, a questão não é o que você diz, mas a forma como se expressa. O mesmo vale para o atendimento por e-mail. Via de regra, suas mensagens devem ser sempre educadas e cordiais, sendo mais ou menos informais de acordo com seu público.
A ortografia também entra em jogo aqui. Escrever corretamente, sem abreviações (“vcs”, “ctz”, “tdb”) ajuda a manter a credibilidade do seu discurso.
Seja claro e direto
Uma mensagem mais “poética” pode até ser útil para comunicar uma informação ou sentimento, mas não ajuda muito na leitura do seu cliente.
Em vez de dar voltas no assunto, seja bem direto, sane as dúvidas do seu público e faça o melhor possível para reduzir o tamanho da sua mensagem. Um exemplo disso é o assunto do seu e-mail. Ao ler suas primeiras palavras, o cliente deve imediatamente entender do que se trata a mensagem.
Envie respostas rapidamente
Por fim, garanta que seus clientes fiquem satisfeitos e tenham uma resposta rápida. Em pequenos negócios, pode ser que você acabe postergando esse tipo de trabalho e foque no seu serviço atual, mas logo as dúvidas e reclamações vão se acumular, o que compromete sua imagem. Má qualidade no atendimento sempre leva à perda de faturamento.
Agora que você tem essas dicas, pode implementar o atendimento por e-mail em sua empresa com mais qualidade e facilidade.
Fonte: Contako
Atendimento por e-mail: como fazer de maneira correta?
