Relatório de visitas: entenda o que é, para que serve

Relatório de visitas: entenda o que é, para que serve e 5 dicas de como redigir um documento desse tipo

Empresas que trabalham com o modelo de vendas externas precisam manter um registro completo e atualizado sobre todas as visitas que os vendedores fazem, relatando tudo o que foi tratado nas reuniões com clientes e ou em prospecções.

Por meio de um relatório de visitas, o gestor comercial tem acesso a informações valiosas que vão ajudá-lo a entender melhor o desempenho dos colaboradores e a traçar estratégias no intuito de promover a melhoria contínua dos processos de vendas.

Assim, ao verificar quais procedimentos geram mais vendas e quais não surtem os efeitos desejados, pode alterar para melhor os procedimentos da equipe de vendas, melhorando seus resultados.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é e qual a importância dos relatórios de visitas ao cliente. Além disso, continue a leitura para conferir também 5 dicas essenciais de como redigir esse tipo de documento:

1- Seja objetivo;
2- Explique o que motivou a visita;
3- Descreva o conteúdo da conversa com o cliente;
4- Identifique todos os agentes que participaram da visita;
5- Faça suas observações pessoais e conclua o relatório.

O que é relatório de visitas ao cliente?

O relatório de visita ao cliente é um documento formal utilizado para descrever tudo o que o vendedor presenciou durante as vezes em que ele compareceu presencialmente ao cliente, detalhando diversos pontos importantes que vão auxiliar os gestores comerciais a tomarem decisões.

Como o próprio nome sugere, o objetivo desse documento é justamente relatar os acontecimentos de uma operação externa, quando o colaborador precisa ir até o cliente para prospectar ou solucionar demandas de qualquer natureza.

Líderes de negócio utilizam o relatório de visitas como ferramenta para controlar o desempenho das equipes externas e garantir que tudo ocorra conforme o protocolo.

Além disso, o relatório também serve para documentar o status do pedido, a descrição das demandas, as soluções que foram dadas, os recursos utilizados, os colaboradores envolvidos na operação, os problemas enfrentados etc.

Por isso, é uma fonte de informação fundamental para a gestão de vendas.

Por que é importante ter um relatório de visitas ao cliente?

O relatório de visitas ao cliente é um instrumento de gestão muito importante. Com ele, o gestor consegue ter mais controle sobre o desempenho dos colaboradores que atuam em campo.

O relatório tem importância também por permitir que os gestores tenham acesso a informações estratégicas sobre as operações externas, o que possibilita fazer os ajustes necessários para torná-las mais eficientes e produtivas.

Quando as equipes voltam de uma visita portando um relatório bem completo sobre tudo o que foi tratado com o cliente, é possível ter uma noção mais clara sobre a qualidade do atendimento e sobre a percepção do cliente.

Além disso, o relatório de visitas também se faz importante para a avaliação de riscos e, no caso de uma negociação em andamento, para saber se vale a pena ou não insistir no cliente em questão.

5 dicas de como fazer um relatório completo de visitas ao cliente

Agora que você já sabe o que é e qual a importância do relatório de visitas, confira a seguir 5 dicas fundamentais para redigir esse tipo de documento de forma bem completa.

1 – Seja objetivo

A primeira dica para elaboração de um relatório de visitas é prezar pela objetividade.

É importante que esse documento contenha apenas as informações mais relevantes e comunique, de forma sucinta, tudo o que ocorreu durante a visita.

Dentre os principais campos de informação que devem ser preenchidos, destacam-se:

  • Nome, endereço e contato do cliente;
  • Nome do profissional responsável pela visita;
  • Data e hora em que a visita ocorreu;
  • Tipo de tarefa realizada na visita;
  • Duração da visita.

2 – Explique o que motivou a visita

O relatório deve descrever os motivos da visita. Ou seja, é preciso explicar por que o colaborador precisou ir até o cliente.

A visita pode, por exemplo, ter sido feita para apresentar uma proposta comercial de vendas, realizar algum reparo técnico, dar continuidade a uma negociação, renovar um contrato etc.

3 – Descreva o conteúdo da conversa com o cliente

O relatório de visita também precisa conter uma descrição sobre o que foi conversado com o cliente. Esse registro é importante para que, em uma futura visita, evite-se repetir o que já foi dito.

4 – Identifique todos os agentes que participaram da visita

É importante que você coloque no relatório o nome de todos aqueles que participaram da visita, tanto por parte da sua empresa como por parte do cliente.

5 – Faça suas observações pessoais e conclua o relatório

Ao redigir um relatório de visitas, deve-se reservar um espaço para que o colaborador possa anotar suas observações pessoais com base em tudo o que ele viu durante a visita.

Além disso, ele pode concluir sugerindo ações futuras.

Fonte: dnadevendas

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