No dia a dia, uma série de atividades surgem à nossa frente. Seja em casa ou no trabalho, muitas vezes parece que as 24 horas são um tempo curto para fazer tudo o que é necessário. É nesse momento que se torna essencial compreender a diferença entre urgente e importante.
Essa questão é ainda mais evidente quando é preciso gerenciar projetos. Uma situação comum é passar o dia apagando incêndios, ou seja, resolvendo o que aparece e deixando de lado a gestão estratégica. O resultado? Você faz um monte de tarefas, mas parece que não concluiu nada.
Para tirá-lo desse ciclo vicioso, este post vai mostrar as diferenças entre atividades urgentes, importantes e prioritárias. Ainda apresentaremos uma matriz que ajudará a definir o que deve ser feito a fim de que o seu foco seja voltado sempre ao estratégico.
Então, vamos lá?
Qual é a diferença entre urgente e importante?
O ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, tem uma célebre frase que resume essa pergunta: “o que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.
Por aí você já consegue perceber que há uma diferença grande de conceito entre essas duas palavras. Porém, é preciso ir além. Confira o que determina cada uma dessas atividades:
Importante
Essas são tarefas que têm prazo de conclusão, mas são realizadas com mais cuidado. Isso porque é feito um planejamento e um agendamento das atividades, o que leva a uma execução mais direcionada.
No entanto, quando a tarefa não é realizada no prazo estipulado, ela se torna urgente. Por isso, é essencial priorizar as atividades importantes e diminuir a quantidade de eventos urgentes. Quando você deixa de apagar incêndios, começa a fazer as coisas no prazo e consegue ser mais produtivo.
Urgente
Essas atividades são aquelas que exigem atenção imediata, geralmente porque o prazo está finalizado e o tempo de execução é curto. Essa situação é decorrente da falta de planejamento (ou de uma estratégia ruim), o que acaba por deixar as tarefas importantes de lado.
A consequência é que a maioria das ações se torna urgente e você fica o tempo todo resolvendo problemas. Por isso, é preciso priorizar, ou seja, saber o que é mais importante.
Também é necessário definir quais atividades, diretrizes, metas ou tarefas devem ser implementadas e a ordem de execução delas.
O que é a matriz urgente-importante?
Essa ferramenta é composta por uma grade que contém 4 áreas. A ideia é separar as atividades conforme a urgência e a importância de cada uma delas. Veja o que caracteriza cada quadrante:
Quadrante I
As atividades importantes que se tornaram urgentes devem ser colocadas aqui. Alguns exemplos são reuniões de última hora, projetos atrasados, emergências de saúde e crises. Quando esse quadrante está lotado, a tendência é haver mais pressão, porque o trabalho é focado na solução de problemas.
Quadrante II
Essas são tarefas importantes, mas que ainda há tempo para a execução. Muitas vezes, essas atividades são deixadas de lado. Isso é um erro, porque o quadrante II é um dos mais relevantes por trazer ações relativas a:
– planejamento estratégico;
– aumento de competências;
– desenvolvimento profissional e pessoal;
– avaliação de riscos;
– qualidade de vida.
Quando a maioria das atividades está concentrada aqui, há uma sensação de qualidade e controle, e o gestor consegue focar no que é realmente importante.
Quadrante III
Essas são tarefas urgentes, mas que não têm grande importância. É o caso das interrupções, como telefonemas, reuniões desnecessárias, pessoas que precisam de atenção, e-mails etc.
Por isso, quando há mais atividades nesse quadrante, o resultado é a sensação de improdutividade e impotência, porque há muitas demandas externas e falta de controle sobre as ações.
Quadrante IV
Essas tarefas são aquelas que não se encaixam como urgentes nem importantes. Por exemplo: troca de mensagens irrelevantes, jogos eletrônicos em momentos inadequados, mau uso das redes sociais e até pensamentos de autocrítica. Essas situações ocorrem geralmente por fuga ou procrastinação.
Assim, a matriz permite gerenciar melhor o tempo e priorizar as atividades. Por exemplo: se você chegar à conclusão que trabalha muito no quadrante I, precisa tirar um tempo para focar e resolver o máximo de tarefas em um período menor para tentar equilibrá-las.
Por sua vez, se o quadrante III é predominante, pode começar a estipular horários para conversas e e-mails e evitar as reuniões improdutivas, dizendo “não” quando for preciso. Já se o quadrante IV domina as atividades, a dica é procurar formas de concentração e se comprometer mais com as mudanças necessárias na sua rotina.
Como melhorar a sua postura?
Saber aproveitar melhor o tempo é fundamental para uma boa produtividade e para conseguir priorizar as atividades urgentes e importantes. Essa atitude não requer ações e análises científicas. Basta um pouco de esforço e dedicação.
Confira algumas dicas que vão ajudar nesse processo:
Defina deadlines para você
Essa atitude ajuda porque oferece mais foco ao seu trabalho e permite alcançar suas metas. Assim, quando a tarefa ou o projeto não tem prazo, defina um mesmo assim. A tendência é que você cumpra as atividades e comece a executá-las dentro do cronograma esperado.
Reduza as interrupções
As pessoas que entram o tempo todo na sua sala, as notificações constantes das redes sociais e outras breves interrupções parecem inocentes, mas podem trazer grandes prejuízos à produtividade. Feche a porta do escritório e avise que não deve ser interrompido em determinados momentos. Se necessário, trabalhe em casa.
Ajude seus liderados a organizarem a rotina
As atitudes da sua equipe se refletem diretamente no seu trabalho. Por isso, ajude-os a organizar a rotina, estabelecendo o que é prioridade e aquilo que é urgente e importante. Pergunte se há algum obstáculo ao colaborador e veja como pode ajudá-lo a ultrapassar os desafios diários.
Comunique o valor à empresa
A direção precisa saber o que a sua equipe está fazendo e quais prazos estão sendo cumpridos. Mostre o valor entregue à organização, elabore relatórios e demonstre que a produtividade está maior e, portanto, as atividades estão sendo cumpridas no prazo.
Trabalhe em intervalos de 90 minutos
Um estudo da Florida State University, divulgado pelo site Inc, mostrou que o trabalho em intervalos de no máximo 90 minutos é mais produtivo. Depois, tire uma folga e, então, volte a trabalhar novamente. A ideia aqui vai além de cumprir horários: é ser realmente eficiente no que está fazendo. Essa dica também serve para sua equipe.
Fonte: FGV
Entenda já a diferença entre urgente e importante
