No mundo corporativo, a falta de tempo é uma queixa presente na maioria das organizações. Atender à rotina diária, lidar com os imprevistos e outras inúmeras demandas, que surgem cada vez mais críticas e velozes. Nesse cenário, algumas empresas gastam uma dose considerável de energia extra para enfrentar uma doença que denomino febre de reuniões.
Reuniões podem ajudar as empresas a evoluir e assim conquistar seus objetivos, mas, por outro lado, podem servir para atrapalhar, e muito, visto que consomem este que é um bem precioso: o tempo.
Durante a minha carreira como executivo, escutei alguns comentários quando se trata do tema “reunião”. Escolhi alguns que compartilho abaixo:
“Essa reunião poderia ser resolvida por meio de um e-mail”;
“Estou cansado de participar de tantas reuniões improdutivas”;
“Se eu ganhasse por participação em reuniões, eu já estaria rico”;
“Mais uma reunião sem efetividade e nem sei porque fui convidado”.
Segundo pesquisa realizada pela Harvard Business Review e publicada no artigo “Stop the Meeting Madness”, esse não é um assunto discutido apenas no Brasil. Esse estudo aponta também que os executivos gastam aproximadamente 23 horas semanais em reuniões. Dos 182 gerentes seniores do segmento industrial que foram entrevistados, 65% afirmaram que as reuniões dificultam a conclusão dos seus trabalhos e 71% as classificam como improdutivas e ineficientes.
Motivado por tal cenário, apresento um estudo com pistas para a construção de um modelo de reunião que seja atrativa e produtiva:
Esse assunto requer uma reunião?
Há dois aspectos a serem pensados que nos ajudam a tomar essa decisão: se realizar essa reunião agregará valor para o cliente/organização e qual o custo dela.
Há de se considerar que se o custo médio da hora de cada participante for, por exemplo, de R$ 200 e você convocar 10 pessoas para a reunião, terá o custo de cada hora de R$ 2.000. Note que se você tiver 10 reuniões desse tipo, em um ano somará o custo de R$ 20.000 para a organização.
Preciso deixar claro que não sou contra a realização de reuniões, pois elas são importantes e necessárias para mover as organizações na direção dos seus objetivos. Uma vez que tenhamos desenvolvido a conscientização das pessoas sobre a importância da realização das reuniões, o próximo passo é classificar as reuniões quanto a formato, periodicidade e tipo.
1) Formato
Toda reunião pode ser realizada de forma presencial ou por videoconferência. Sobre as reuniões por videoconferência é preciso ter alguns cuidados para garantir sua qualidade:
- Os participantes devem conhecer a plataforma escolhida e saber o funcionamento e utilização dos recursos da ferramenta;
- A etiqueta digital recomenda que os participantes mantenham as câmeras abertas, os microfones desligados enquanto não estiverem falando e trajes adequados;
- Prática da escuta ativa: buscar compreender realmente o que está sendo dito para evitar desperdícios de tempo com repetições desnecessárias.
2) Periodicidade
Eventual ou Extraordinária sempre de acordo com a necessidade de debater um assunto específico. Para temas que requerem discussões com frequência determinada, proponho a criação de uma Governança para apoiar a sua gestão, definindo: Assunto, Frequência, Envolvidos e Duração, assim todos os participantes saberão com antecedência quanto à realização da reunião.
Cuidado com a reunião urgente! Esse tipo de reunião normalmente afeta diretamente a agenda dos envolvidos. Líderes acometidos pela urgentite influenciam diretamente suas equipes e, ao examinar esse quadro, tanto líderes quanto colaboradores nessa situação são verdadeiros bombeiros, pois passam o dia apagando incêndios e prejudicam a organização devido à falta de planejamento.
3) Tipos de Reunião
Existem várias formas para classificar sua reunião. Apresento a seguir uma lista das reuniões mais conhecidas: Corporativa, Novas Diretrizes, Centricidade no Cliente, Informativa, Acompanhamento de Plano de Ação e Resultados, Gestão Diária, Solução de Problemas, Criativa – Brainstorming, Desenvolvimento de Projetos, Feedback, Avaliação de Desempenho. Cabe uma ressalva que cada área da organização tem suas reuniões específicas.
Normalmente as reuniões improdutivas são as que não têm pauta e tampouco foco, os participantes são convocados de forma equivocada e sem qualquer critério. Para ter uma reunião produtiva, é preciso trabalhar nas três fases: Planejamento, Execução e Acompanhamento.
Dentro do Planejamento, são pensadas e decididas as questões quanto à Estrutura da Reunião (Assunto, Objetivo, Pauta, Participantes, Horário e Local e Tempo de Duração).
Com relação à Execução, toda reunião deve ser conduzida por um Facilitador, Líder ou Moderador, que pode usar a técnica do “quebra gelo” para que todos se sintam mais confortáveis e interessados. Esse facilitador deverá zelar pela pontualidade de início e término, pelo cumprimento da pauta e por manter o foco. Recomenda-se que, para reuniões longas, a cada duas horas seja feita uma pausa estratégica e, caso se perceba que a reunião está desviando do tema, sugerir colocar o assunto num “estacionamento de ideias” para ser discutido em outro momento.
Existem pessoas que são multitarefas e acreditam que podem realizar outras atividades durante a reunião, como por exemplo responder e-mails, trabalhar nos seus notebooks e celulares. Essa postura deve ser dialogada ou até coibida pelo facilitador, para não perder o foco da reunião, aproveitar ao máximo a atenção e conhecimentos de todos os participantes e também por uma questão de respeito.
O Facilitador deve abrir espaço para que todos expressem suas opiniões. Dependendo da maturidade das pessoas que participam da reunião, encontramos os seguintes participantes:
- Espectador: participante entra e sai sem dar nenhuma palavra e contribuição;
- Coadjuvante: participante oferece suas contribuições desde que seja estimulado a dar a sua opinião;
- Protagonista: participante ativo que contribui adequadamente com sua experiência e conhecimento para realização da reunião;
- Estrela: participante egocêntrico que extrapola querendo chamar a atenção de todos para si, porém fala muito e contribui pouco.
O Facilitador inclusivo é aquele que equilibra as participações durante a reunião e consegue a contribuição de todos os participantes por meio de boas perguntas. No final da reunião, é recomendado que se faça uma retrospectiva do que ficou combinado para que não haja dúvidas, assim como seja preparada uma minuta com o sumário dos pontos definidos e encaminhada aos envolvidos para que seja feito o devido acompanhamento. Se for recorrente, sugiro que no início da próxima reunião seja feita a leitura da minuta da reunião anterior.
Um recurso lúdico interessante, se a empresa busca direcionar os seus esforços para que as organizacionais sejam realizadas de acordo com a perspectiva do cliente, é separar uma cadeira com algum objeto que simbolize a presença do cliente na reunião.
Nem sempre as reuniões transcorrem como planejamos. Caso, por algum motivo, os ânimos se alterem e as emoções ultrapassem o limite aceitável, é melhor interromper a reunião, e a questão polêmica deve ser tratada em outro momento.
Levando em conta os pontos que refletimos aqui, certamente suas reuniões se tornarão mais efetivas, atrativas e produtivas. Uma boa reunião a todos!
Fonte: administradores
