Manual da videoconferência: o que fazer e o que evitar

Manual da videoconferência: o que fazer e o que evitar

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As últimas semanas de aulas e reuniões online de certo revelaram algumas conversas interessantes em vídeo. Também foram mostrados alguns comportamentos realmente ruins de profissionais nas equipes virtuais do Zoom, Skype, Microsoft Teams ou qualquer plataforma utilizada para este fim.

Os relatos que têm sido contados atualmente são inacreditáveis e, às vezes, um pouco bizarros. Eu mesmo participei de uma reunião em vídeo com alguns colegas que compartilharam algumas histórias loucas sobre fatos que viram e ouviram.

Mas, então, quais são as regras de etiqueta para videoconferências? Não se preocupe, reunimos todas em um manual para você não fazer feio nas reuniões. Veja a seguir:

Teste a plataforma

Verifique a tecnologia usada antes da hora da chamada. Analise se tudo está funcionando corretamente e faça algumas execuções de teste antes de começar.

Comece a reunião antecipadamente

Parece que muitas pessoas entram no Zoom, Skype ou Microsoft Teams alguns minutos antes de a reunião começar. Portanto, se entrar no real horário marcado, pode parecer um pouco atrasado para todos os outros. Além disso, o organizador definitivamente deve iniciar com cinco minutos de antecedência para configurar todos os elementos.

Saiba quem convidar para a videoconferência

Convide as pessoas certas na chamada. Certifique-se de ter apenas indivíduos que precisem estar presentes. Às vezes, são convidados profissionais não são essenciais para a reunião.

Apresente os integrantes da reunião

Como anfitrião, apresente todos que estão na chamada. Isso é especialmente importante se tiver desativado o áudio de todos, menos o seu. A intenção é criar um ambiente acolhedor como se estivesse realizando a reunião pessoalmente.

Use roupas apropriadas

Esta é uma reunião profissional? Então vista-se adequadamente. Atualmente, existem inúmeras histórias sobre profissionais vestidos de maneira inadequada ou apenas parcialmente apropriada para essas videoaulas e reuniões. De fato, algumas escolas começaram a usar códigos de vestuário, após a situação se tornar crítica. Em geral, siga as mesmas recomendações de quando está na TV ou sendo filmado: não use roupas ou estampas que distraiam. O mesmo vale para as joias: escolha peças discretas.

Atente-se a si mesmo no vídeo

Preste atenção aos seus comportamentos não-verbais se a opção de vídeo estiver ativa em uma ligação profissional ou em uma aula. É preciso olhar para a câmera e manter o foco.

Olhe para a câmera a fim de demonstrar comprometimento

É incrível quantas pessoas aparecem em reuniões de vídeo e simultaneamente apresentam todos os tipos de comportamentos inapropriados como comer, conversar com outras pessoas, mandar mensagens na aba lateral, vestir-se e usar o banheiro. Quando o vídeo estiver no ar, desative-o se precisar se envolver com atividades não profissionais ou inapropriadas. Melhor ainda, mantenha o foco durante toda a reunião.

Elimine as distrações

Se, como eu, seus cães latem ou rosnam ao fundo, vá para outra sala ou mantenha o áudio mudo até precisar falar. O mesmo se aplica aos seus filhos ou outros membros da família que estão conversando, brigando, cantando, entre outros sons, em segundo plano. Se o seu celular permanecer tocando e você não o atender, isso pode ser incômodo para os outros. Se conseguir ouvir todos os ruídos de fundo do vídeo de alguém, é provável que eles também consigam, a menos que ative a opção do mudo.

Mantenha o foco na chamada

Foque toda a sua atenção ao invés de tentar fazer várias tarefas enquanto estiver na chamada. As pessoas geralmente podem perceber quando não está focado na conversa delas. Você seria multitarefa se estivesse em uma reunião cara a cara? Espero que não. Portanto, trate a vídeo chamada como um encontro presencial. Evite se deslocar no meio da ligação. Lembre-se de que seu vídeo está ativado (a menos que o desative); portanto, assista ao que está fazendo e certifique-se de que é o que deseja que os outros vejam.

Não interrompa a fala dos outros

Aguarde uma pausa para falar. Interromper a fala do outro é ainda pior em uma vídeo chamada, pois não é tão fácil para todos saberem quem teve essa atitude.

Reflita sobre a necessidade da sua presença

Análise sua experiência para se certificar de que é apropriado, profissional ou adequado à ocasião. Você não quer que as pessoas vejam todas as pilhas bagunçadas de papéis, roupas ou brinquedos para crianças. Muitos sites agora permitem a configuração de um plano de fundo virtual.

Apareça no vídeo em alguns momentos

Mostre seu rosto pelo menos periodicamente durante a reunião. As pessoas se sentem mais conectadas se conseguem realmente se ver. Além disso, o organizador pode querer se certificar de que você está realmente ouvindo.

Cheque as configurações

Verifique se as configurações de áudio e vídeo estão como deseja –sem ou com som; ligado ou desligado. Se você não está falando, geralmente é uma boa ideia se silenciar para que outras pessoas não escutem muitos ruídos de fundo.

Pergunte antes de gravar

Não grave a reunião, a menos que todos saibam que você está fazendo isso e concordarem em ser gravados.

Termine a reunião pontualmente

Só porque seus alunos não precisam ir para a próxima aula do outro lado do campus ou seus colegas não necessitam sair da reunião a fim de se dirigir à seguinte, não significa que você deva extrapolar o tempo previsto. Todos precisam de um intervalo entre videoconferências. Às vezes, as reuniões virtuais são ainda mais difíceis se ficar em pé o dia inteiro ou preso em uma sala sem praticar exercício algum. É realmente necessário fazer uma pequena pausa entre os encontros.

Comporte-se como se fosse presencial

Lembre-se de pensar em uma vídeo-chamada como se fosse uma reunião presencial. Embora não precise dirigir ou caminhar até o encontro, ainda é necessário ser profissional em sua duração. Se não costuma fazer algo em uma reunião presencial, não faça em uma virtual.

Sorria

E não se esqueça de sorrir! Com todas essas videoconferências tomando conta das vidas cotidianas, um senso de humor e um sorriso podem ajudar bastante a tornar as reuniões mais agradáveis para todos.
 
 
Fonte: Forbes

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